Conditions Générales, Consentement & DPA

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) régissent l'accès et l'utilisation du service Kemer, édité par Kemer SAS, accessible à l'adresse kemer.ai.

Kemer est un outil d'assistance à la documentation médicale destiné exclusivement aux professionnels de santé, et plus particulièrement aux podologues exerçant en cabinet libéral ou en structure de soins.

L'utilisation du service implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGU. Toute personne qui n'accepte pas ces conditions doit renoncer à l'accès au service.

Kemer est une solution SaaS (Software as a Service) permettant :

• L'enregistrement audio de consultations médicales avec le consentement du patient
• La transcription automatique et la structuration des données cliniques
• La génération de comptes rendus de consultation
• L'assistance à la rédaction de documents médicaux courants

Kemer est un outil d’assistance à la documentation des consultations. Le professionnel de santé relit, corrige et valide les documents générés avant toute utilisation dans la prise en charge du patient.

L'accès au service est réservé aux professionnels de santé majeurs, dûment enregistrés auprès des autorités compétentes (RPPS ou équivalent).

L'inscription nécessite la création d'un compte avec une adresse email professionnelle valide. L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à les maintenir à jour.

Les identifiants de connexion sont personnels et confidentiels. L'utilisateur est responsable de toute utilisation faite depuis son compte.

L’abonnement comprend une période d’essai de 21 jours. Vos coordonnées bancaires sont recueillies lors de la souscription. Sauf résiliation avant la fin de l’essai, le premier paiement est prélevé à son issue, selon le montant et la périodicité présentés avant confirmation.

L’abonnement mensuel est proposé à 29,90 € TTC par mois. Il est résiliable à tout moment avec effet à la fin de la période de facturation en cours.

L’abonnement annuel est proposé à 299,00 € TTC, prélevés en une fois pour douze mois. La résiliation arrête le renouvellement à l’échéance de la période annuelle déjà payée, selon les conditions contractuelles applicables.

En cas d’impayé, l’accès peut être suspendu après mise en demeure restée sans effet.

L'utilisateur s'engage à :

• Utiliser Kemer exclusivement dans le cadre de son activité professionnelle de santé
• Obtenir le consentement explicite et éclairé du patient avant tout enregistrement
• Informer le patient de l'utilisation d'un outil d'IA pour la transcription et la documentation
• Relire et valider chaque compte rendu généré avant de l'intégrer au dossier patient
• Ne pas utiliser Kemer à des fins autres que celles prévues
• Respecter la confidentialité des données patients
• Signaler immédiatement tout accès non autorisé à son compte

Kemer est un outil d’assistance à la documentation des consultations. Chaque document généré est modifiable et doit être validé par le professionnel de santé avant toute utilisation. Le professionnel de santé demeure seul responsable :

• Du contenu médical des documents intégrés au dossier patient
• De la vérification et de la validation des comptes rendus générés
• Des actes médicaux et décisions thérapeutiques prises lors de la consultation

Le professionnel de santé reste responsable de ses décisions cliniques et de la validation des documents qu’il utilise. Cette responsabilité ne dispense pas Kemer de ses propres obligations légales et contractuelles.

Kemer SAS s'engage à maintenir une disponibilité du service de 99,5 % par mois (hors maintenance planifiée). Les interruptions de service pour maintenance seront notifiées avec un préavis minimum de 24 heures.

Kemer SAS ne pourra être tenu responsable des interruptions de service dues à des cas de force majeure, à des pannes du réseau internet, ou à des défaillances de services tiers.

Le logiciel Kemer, ses algorithmes, son interface et l'ensemble de ses composants sont la propriété exclusive de Kemer SAS et protégés par le droit de la propriété intellectuelle.

Les données et comptes rendus générés à partir des consultations de l'utilisateur appartiennent à l'utilisateur. Kemer SAS n'acquiert aucun droit de propriété sur ces données.

L'utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son espace personnel, sans frais. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours.

Kemer SAS se réserve le droit de suspendre ou de résilier un compte en cas de violation des présentes CGU, avec notification préalable sauf en cas d'urgence.

À la résiliation, le praticien dispose de 30 jours pour exporter ses données. À la fin de la prestation, Kemer restitue ou supprime les données personnelles selon le choix du praticien dans un délai de 30 jours. Les copies existantes sont détruites, sauf obligation légale de conservation. Les sauvegardes sont purgées selon le cycle de rotation décrit dans la politique de confidentialité et restent isolées de l’usage courant pendant ce délai.

Kemer SAS se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Les utilisateurs seront notifiés par email au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des modifications. L'utilisation continue du service après cette période vaut acceptation des nouvelles conditions.

Les présentes CGU sont régies par le droit français. Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution sera soumis aux tribunaux compétents de Paris, sauf disposition légale contraire.

L’abonnement mensuel est facturé 29,90 € TTC par mois, payable d’avance. Les mois partiellement utilisés ne sont pas remboursés, sous réserve des cas prévus à l’article 14.

L’abonnement annuel est proposé à 299,00 € TTC, prélevés en une fois pour douze mois. La résiliation arrête le renouvellement à l’échéance de la période annuelle déjà payée, selon les conditions contractuelles applicables.

L’abonnement comprend une période d’essai de 21 jours. Vos coordonnées bancaires sont recueillies lors de la souscription. Sauf résiliation avant la fin de l’essai, le premier paiement est prélevé à son issue, selon le montant et la périodicité présentés avant confirmation.

Les prix affichés sont toutes taxes comprises. Le montant total, la TVA applicable et la périodicité sont présentés avant la confirmation de la souscription.

Le paiement est effectué par carte bancaire via la plateforme Stripe. En souscrivant, l’utilisateur autorise les prélèvements selon la périodicité choisie, mensuelle ou annuelle, après la période d’essai sauf résiliation préalable.

En cas d'échec de paiement, Kemer SAS se réserve le droit de suspendre l'accès au service après relance restée sans effet sous 7 jours.

L'abonnement peut être résilié à tout moment depuis l'espace personnel ou par email à thibault@kemer.ai. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours.

Kemer SAS ne procède à aucun remboursement au prorata pour les mois partiellement consommés, sauf en cas de défaillance technique avérée imputable à Kemer SAS.

• Les consultations peuvent faire l'objet d'un enregistrement audio à des fins de transcription automatique, avec le consentement du patient.
• Les enregistrements et transcriptions sont transmis à des modèles d'IA pour la génération des comptes rendus.
• Les enregistrements audio sont conservés pour le compte du praticien pour les opérations de transcription et de génération de comptes rendus qu’il demande, pendant deux ans à compter de leur création. Ils sont supprimés à l’issue de ce délai et à tout moment sur demande du praticien. La fin de la prestation entraîne leur restitution ou leur suppression selon l’article 26 ; la durée de deux ans ne prolonge pas leur conservation après résiliation.
• L'utilisateur est seul responsable d'informer ses patients de l'utilisation de ce système, conformément à l'article 13 du règlement (UE) 2016/679.

• L'utilisateur s'engage à vérifier et valider chaque compte rendu avant toute utilisation clinique ou versement au dossier patient.
• L'utilisateur s'engage à recueillir le consentement explicite de ses patients avant toute utilisation de Kemer en leur présence.
• L'utilisateur n'utilisera le service que dans le cadre de son activité professionnelle de santé réglementée.
• Tout incident de sécurité ou anomalie constatée doit être signalé immédiatement à Kemer SAS.

Cette base est destinée au praticien pour informer ses patients. Elle doit être complétée par les coordonnées du cabinet, les bases légales applicables, les destinataires, les durées et les modalités concrètes d’exercice des droits avant remise au patient. Un affichage général ne remplace pas le recueil du consentement à l’enregistrement prévu aux présentes CGU.

Votre praticien utilise Kemer pour l’assister dans la documentation de la consultation. Avec votre consentement à l’enregistrement, un audio et les informations de consultation sont traités pour produire un compte rendu relu et validé par le praticien. Le stockage est situé sur Google Cloud à Paris, le calcul applicatif en Belgique et le traitement IA principal à Paris. Les enregistrements sont conservés deux ans à compter de leur création, sauf suppression anticipée demandée par votre praticien ou fin de la prestation. Vous pouvez refuser l’enregistrement ou retirer votre consentement pour l’avenir. Votre praticien est votre interlocuteur pour exercer vos droits.

Le praticien agit en qualité de responsable du traitement. Kemer SAS, 60 rue François Ier, 75008 Paris, RCS Paris 102 397 866, agit en qualité de sous-traitant pour les données de consultation. Le praticien est identifié par les informations professionnelles de son compte.

Kemer SAS est responsable des traitements qu’elle détermine pour la gestion de ses relations avec les utilisateurs, notamment les comptes, la facturation et les demandes de contact. Pour les données de consultation traitées sur instruction d’un praticien, celui-ci agit comme responsable du traitement et Kemer comme sous-traitant.

Les personnes concernées sont les patients du praticien et, lorsque leurs informations figurent dans les documents, les professionnels intervenant dans leur prise en charge. Les données comprennent l’identité et les coordonnées des patients, les enregistrements vocaux, les transcriptions, les observations cliniques, les comptes rendus et les documents fournis par le praticien.

Les opérations portent sur la collecte, la transmission, la transcription, la structuration, la génération de documents, l’hébergement, la consultation, l’export et la suppression des données nécessaires à la documentation des consultations, sur instruction du praticien, pendant la prestation.

Kemer traite les données personnelles sur instruction documentée du praticien, y compris pour les transferts, sauf obligation légale contraire. Dans ce dernier cas, Kemer l’informe préalablement de cette obligation, sauf interdiction légale. Kemer informe immédiatement le praticien si une instruction lui paraît contraire aux règles applicables à la protection des données.

Les données des patients ne sont pas traitées pour le compte commercial propre de Kemer.

Kemer met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues par l’article 32 du RGPD. Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.

Les communications avec le service sont chiffrées en transit via HTTPS/TLS. La base de données Google Cloud SQL bénéficie du chiffrement au repos fourni par Google Cloud.

Les dossiers patients sont accessibles au praticien et aux collaborateurs de son cabinet disposant des habilitations nécessaires. Les accès techniques de l’équipe Kemer ne donnent pas accès au contenu des dossiers patients ni aux comptes rendus.

La base Cloud SQL impose des connexions chiffrées, active les sauvegardes automatiques et est configurée en disponibilité régionale. Cloud Storage applique une prévention des accès publics. Le détail des mesures figure sur la page relative à l’hébergement.

Le praticien autorise Google LLC à fournir l’hébergement Google Cloud et les traitements de transcription et de génération via Vertex AI décrits dans l’annexe ci-dessous.

Dans le cadre de cette autorisation générale, Kemer informe le praticien des ajouts ou remplacements envisagés au moins 30 jours avant leur intervention, afin de lui permettre d’émettre des objections à dpo@kemer.ai. Une objection est examinée avant l’intervention du nouveau prestataire.

Kemer impose à ses sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations de protection des données que celles du présent accord et demeure responsable à l’égard du praticien de l’exécution de leurs obligations.

Kemer fournit l’assistance prévue par l’article 28 du RGPD pour permettre au praticien de répondre aux demandes d’exercice des droits, compte tenu de la nature du traitement. Kemer assiste également le praticien pour la sécurité, les violations de données, les analyses d’impact et les consultations préalables, compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition.

Kemer met à disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet les audits, y compris les inspections, réalisés par le praticien ou un auditeur mandaté, et y contribue.

Lorsqu’il agit comme sous-traitant, Kemer informe le praticien responsable du traitement d’une violation de données dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Le responsable du traitement notifie l’autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais et, si possible, sous 72 heures, sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes. Les personnes concernées sont informées lorsque les conditions de l’article 34 du RGPD sont réunies.

Le présent accord s’applique pendant toute la durée de traitement pour le compte du praticien. À la fin de la prestation, Kemer restitue ou supprime les données personnelles selon le choix du praticien dans un délai de 30 jours. Les copies existantes sont détruites, sauf obligation légale de conservation. Les sauvegardes sont purgées selon le cycle de rotation décrit dans la politique de confidentialité et restent isolées de l’usage courant pendant ce délai.

Prestataire autorisé pour les données patients : Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, États-Unis. Services : Cloud Run, Cloud SQL, Cloud Storage et Vertex AI. Les données traitées sont celles décrites à l’article 20, pour les opérations définies à l’article 21.

L’infrastructure Kemer est hébergée sur Google Cloud dans l’Union européenne. Les dossiers patients et les enregistrements audio sont stockés à Paris (europe-west9). L’application s’exécute en Belgique (europe-west1) et le traitement par intelligence artificielle via Vertex AI est configuré à Paris (europe-west9).

• Audio de consultation : Deux ans à compter de la création ; suppression anticipée sur demande et à la fin de la prestation selon les CGU
• Dossiers patients : Durée de la prestation ; restitution ou suppression dans les 30 jours suivant la résiliation, selon les CGU
• Sauvegardes de la base : Sept sauvegardes automatiques conservées par rotation ; les copies suivent ce cycle de remplacement

Les mesures de sécurité sont définies à l’article 22. Contact pour les instructions et les demandes relatives aux données : dpo@kemer.ai.